Polityka prywatności – Dom Pomocy Społecznej w Pelplinie

Publikujemy ten dokument w celu wyjaśnienia powodów, dla których gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w ramach prowadzonej przez nas działalności:

1. Co to są dane osobowe ?

Są to wszystkie informacje, które pozwalają bez większego wysiłku odróżnić jedną osobę od pozostałych. Mogą one dotyczyć zarówno wprost tej osoby (takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, a czasem nawet adres e-mail lub konto internetowe), jak też takie, które nie opisują jej bezpośrednio. Przykładowo dotyczą jej cech, stanu zdrowia, poglądów, miejsca zamieszkania, nałogów, rasy lub wyznania.

2. O jakich danych osobowych mówimy w naszym przypadku ?

Są to dane które przekazują nam nasi Mieszkańcy, Opiekunowie prawni naszych mieszkańców, Klienci, Użytkownicy, Kontrahenci oraz nasi Pracownicy, w związku z korzystaniem z naszych usług, współpracą z nami lub  zatrudnieniem. Dane te są przez nas przetwarzane.  

3. Co to znaczy przetwarzanie danych ?

Przetwarzanie to wszelkie czynności jakie możemy wykonać  danymi osobowymi – związane zarówno z ich aktywnym wykorzystaniem, takim jak gromadzenie, pobieranie, utrwalanie, łączenie, modyfikowanie czy też udostępnianie, jak też pasywnym, takim jak przechowywanie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

4. Kto jest Administratorem Danych (to znaczy ma wpływ na ich przetwarzanie oraz bezpieczeństwo)?

Administratorem Waszych danych jest Dom Pomocy Społecznej w Pelplinie, ul. Szpitalna 2, 83-130 Pelplin,  reprezentowany przez Dyrektora – Emilię Rzeniecką.

Administrator danych powołał Inspektora Danych Osobowych – Pan Marek Mróz, z którym kontakt jest możliwy poprzez adres dpspelplin@dpspelplin.pl

Kontakt w sprawach związanych z Ochroną Danych Osobowych jest również możliwy pocztą tradycyjną na adres: Dom Pomocy Społecznej w Pelplinie, ul. Szpitalna 2, 83-130 Pelplin.

5. Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej.  Podstawą taką może być Twoja zgoda przetwarzanie danych lub inne zapisy prawne pozwalające na to, zawarte w Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o Ochronie Danych Osobowych Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.) oraz Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określanym jako „RODO”).

Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w kilku różnych celach, przykładowo:

• Jeżeli jesteś naszym Mieszkańcem lub osobą zainteresowaną skorzystaniem ze świadczonych przez nas usług. Twoje dane przetwarzamy w związku z zawartą z Tobą umową lub w ramach przygotowań do zawarcia takiej umowy – 6 pkt. 1 lit b RODO. Odbywa się to zawsze za Twoją wiedzą i wolą. Wyrażając zamiar zawarcia umowy, wiesz jakie dane osobowe będą potrzebne do jej podpisania, a po jej podpisaniu masz wiedzę, jakie dane w tym celu przekazałeś lub przekażesz w okresie późniejszym,
• Jeżeli jesteś opiekunem prawnym naszego mieszkańca, Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w oparciu zgodę jakiej nam udzieliłeś 6 pkt. 1 lit a RODO lub zezwalający nam na to przepis prawa Art. 6 pkt. 1 lit c RODO, może to mieć także związek z pismem lub wnioskiem  jaki do nas przesłałeś. Wykonujemy w takim przypadku – jako organ publiczny – obowiązek prawny, nałożony na nas przez przepis w randze co najmniej rozporządzenia lub ustawy. Przepis ten jednoznacznie określa rodzaj i zakres danych jakie możemy gromadzić i przetwarzać.
• Jeżeli jesteś naszym Petentem lub Współpracownikiem, Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w oparciu o zezwalający nam na to przepis prawa, może to mieć także związek z pismem lub wnioskiem jaki do nas przesłałeś i przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikających min. Z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 sierpnia 2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej oraz Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o Pomocy Społecznej, – Art. 6 pkt. 1 lit c RODO. Wykonujemy w takim przypadku – jako organ publiczny – obowiązek prawny, nałożony na nas przez przepis w randze co najmniej rozporządzenia lub ustawy. Przepis ten jednoznacznie określa rodzaj i zakres danych jakie możemy gromadzić i przetwarzać w związku z pozostający w zgodzie z literą prawa i właściwie pojmowanym interesem publicznym.
• Możemy też przetwarzać Twoje dane w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i obiektów lub bezpieczeństwa sieci i informacji. Jest to nasz prawnie uzasadniony interes – art. 6 pkt1 lit f RODO. Jeśli w tym celu będzie stosowany monitoring wizyjny, zostaniesz o tym poinformowany w formie odpowiednich tabliczek informacyjnych lub piktogramów.
• Jeżeli jesteś zainteresowany podjęciem pracy u nas, Twoje dane zawarte w aplikacji lub CV przetwarzane są w formie papierowej lub elektronicznej. Podstawą prawną jest tutaj wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z art. 22¹ § 1 i § 3 Kodeksu Pracy z dnia     26 czerwca 1974r., i odbywa się zgodnie art. art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz w celu podjęcia działań na Pana(ni) żądanie przed zawarciem umowy o pracę – zgodnie  z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Twoje dane osobowe, inne niż wymienione w art. 22¹ § 1 i § 3 Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974r. mogą być przetwarzane zgodnie art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie udzielonej zgody, którą możesz w każdej chwili cofnąć. W takim przypadku Twoja kandydatura nie zostanie przez nas rozpatrzona oraz niezwłocznie usuniemy wszystkie podane przez Ciebie dane. Natomiast z chwilą zatrudnienia się u nas, dalsze zasady przetwarzania danych oraz obowiązkowy zakres ich przekazania i dalszego przez nas przetwarzania określają przepisy prawa pracy.
• Jeśli korzystasz z naszej strony oraz jej podstron gdzie wykorzystywane są pliki cookies – jest to nasz prawnie uzasadniony interes, a dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• Jeśli korzystasz lub/i wchodzisz w interakcję z naszymi profilami społecznościowymi: Fan Page na Facebook – Dom Pomocy Społecznej w Pelplinie, dane są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji usług, umowy oświadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z właściwym dla usługi regulaminem oraz zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionym interesie Administratora i użytkowników, polegającym na konieczności zapewnienia kontaktu pomiędzy użytkownikami a Domem, a przetwarzanie tych danych nie narusza prawi wolności użytkowników.
• Przetwarzamy Twoje dane w związku z tworzeniem rejestrów wynikających z odrębnych przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek wynikający z przepisów prawa) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
• W celu poprawy jakości swoich usług Administrator przetwarza informacje statystyczne dotyczące korzystania ze strony internetowej, w tym informacje o sesji, numerze IP, ilości spędzanego czasu na poszczególnych stronach i podstronach, korzystania z poszczególnych funkcjonalności usług, informacji o urządzeniu i przeglądarce internetowej. Administrator korzysta z plików cookies lub innych podobnych technologii oraz z narzędzi statystycznych. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w prawnie uzasadnionym interesie Administratora polegającym na ułatwieniu korzystania ze Strony, poprawy jakości oraz funkcjonalności świadczonych usług, a przetwarzanie tych danych nie narusza praw i wolności użytkowników. Informacje o użytkownikach nie są bowiem wykorzystywane w żadnych dodatkowych celach, a ze względu na specyfikę usługi strony internetowej dostosowywanie sposobu wyświetlania zawartości strony, ułatwiania korzystania ze strony oraz poprawa jakości świadczenia usług na stronie internetowej jest nie tylko standardem rynkowym, lecz także oczekiwaniem użytkowników wobec dostawców stron internetowych. Ponadto użytkownik w każdej chwili może cofnąć wyrażoną zgodę poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej w zakresie dopuszczalności stosowania plików cookies lub innych podobnych technologii. Dane te są przetwarzane w ramach bieżących działań Administratora, lecz nie dłużej niż przez 60 dni od otrzymania informacji. Po tym czasie administrator może dalej przetwarzać ogólne dane statystyczne, które będą pozbawione jakichkolwiek informacji dotyczących poszczególnych użytkowników. Okres dostępności danych statystycznych w narzędziach może być jednak dłuższy niż 60 dni, lecz pozostaje to poza zakresem decyzyjnym administratora. Administrator nie będzie ich dłużej wykorzystywał, lecz będzie miał potencjalny dostęp do nich do czasu ich usunięcia przez dostawcę ww. narzędzia.
• Zamieszczania na swojej stronie internetowej informacji marketingowych o swoich produktach lub usługach. Wyświetlanie tych treści jest dokonywane przez administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem Administratora polegającym na publikacji treści związanych ze świadczonymi usługami oraz treści promocyjnych akcji, w które administrator jest zaangażowany. Jednocześnie działanie to nie narusza praw i wolności użytkowników, użytkownicy spodziewają się otrzymywania treści podobnej zawartości, a czasami nawet tego oczekują lub jest to ich bezpośrednim celem wizyty na stronie.
• Zamieszczania informacji marketingowych dotyczących produktów lub usług swoich kontrahentów, z którymi zawarł umowę o współpracy w zakresie marketingu. Wyświetlanie tych treści jest dokonywane przez administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem administratora polegającym na działaniach marketingowych produktów lub usług swoich kontrahentów. Jednocześnie działanie to nie narusza praw i wolności użytkowników, w szczególności z uwagi na sporadyczność tych działań, a użytkownicy spodziewają się otrzymywania treści podobnej zawartości z uwagi na tematykę strony.

6. Komu przekazujemy Twoje dane ?

Zgodnie z obowiązującym prawem Twoje dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. Ośrodkom Pomocy Społecznej, Placówkom Służby Zdrowia, oraz systemu ubezpieczeń ( ZUS, KRUS, WBE), Powiatowemu centrum Pomocy Rodzinie, placówkom oświatowym. Mamy tez obowiązek udostępnić je na żądanie podmiotów uprawnionym do tego na podstawie innych przepisów prawa, np. prokuraturze, oraz instytucjom i organom sądowniczym. Udostępnienie nastąpi jednak tylko wtedy, gdy zwrócą się one do nas z wnioskiem w tej sprawie, wskazując prawo, które im  na takie żądanie zezwala.

Administrator Danych Osobowych co do zasady nie przewiduje przekazywania danych do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jednak z uwagi na korzystanie na naszych stronach  oraz prowadzonych mediach społecznościowych z usług Google, Meta (Facebook). Dane Użytkownika mogą być przekazywane poza obszar Unii Europejskiej, do państw trzecich i jeśli dojdzie do takiej sytuacji to będą one przekazywanie wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Szczegółowe informacje dostępne są w treści polityki prywatności każdego z dostawców tych usług, dostępnych na ich stronach internetowych. Przykładowo:

Google LLC: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

Meta: https://www.facebook.com/privacy/explanation

Obecnie usługi oferowane przez Google i Meta dostarczane są głównie przez podmioty znajdujące się w Unii Europejskiej. Należy, jednakże każdorazowo zapoznać się z polityką prywatności tych dostawców w celu otrzymania aktualnej informacji w zakresie ochrony danych osobowych.

Na terenie Unii Europejskiej, we wszystkich krajach członkowskich, dzięki RODO, którego tekst jest dostępny TUTAJ masz zapewniony identyczny poziom ochrony Twoich danych.

7. Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Przykładamy bardzo dużą uwagę do tego aby ograniczyć do niezbędnego minimum zakres gromadzonych przez nas danych, jak też czas ich przetwarzania. W tym celu wykonujemy systematyczne przeglądy posiadanych dokumentów papierowych i elektronicznych, usuwając zbędne, których czas przydatności minął. Pamiętaj, że o czasie przetwarzania Twoich danych, zależnie od podstawy w oparciu o którą je uzyskaliśmy, mogą decydować odrębne – niezależne od nas przepisy prawne, które mogą nakładać na nas obowiązek przechowywania Twoich danych, niezależnie od Twojej woli lub chęci. Przykładem może być prawo pracy, prawo ubezpieczeń społecznych, kontrole sądowe czy przepisy dotyczące rachunkowości.

Jeśli posiadane przez nas dane miałyby zostać wykorzystane w inny celu, niż w jakim zostały one pozyskane, zawsze zostaniesz prze nas o tym poinformowany i będziesz mógł się temu sprzeciwić.

8. Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych?

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, zawsze masz prawo do:

• żądania dostępu do danych – w granicach art. 15 RODO,
• ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO
• żądania usunięcia – w granicach art. 17 RODO,
• lub ograniczenia czynności przetwarzania – w granicach art. 18 RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w granicach art. 21 RODO,
• przenoszenia danych, w tym uzyskania ich kopii – w granicach art. 20 RODO.

Wszystkie te prawa szczegółowo zostały omówione w art. 15 do 21 RODO, którego tekst jest dostępny pod adresem wskazanym powyżej.

Możesz także wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w takim przypadku niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe, jeśli tylko nie wystąpi obowiązek prawny nakazujący nam ich dalsze przetwarzanie na przykład przez okres określony wymogami zapisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jeśli uznasz, że w jakikolwiek sposób – czego oczywiście nie chcemy – naruszyliśmy Twoje prawa lub nie zapewniliśmy bezpieczeństwa Twoim danym osobowym, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz informacja o profilowaniu.

W oparciu o Twoje dane nie są podejmowane przez nas żadne decyzje, które miałyby charakter zautomatyzowany, o znaczy odbywałyby się bez udziału człowieka. Nie podejmujemy także żadnych działań które miałyby na celu profilowanie Twojej osoby.

10. Jak chronimy Twoje dane?

W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych stosujemy wymagane prawem środki organizacyjne i techniczne. W naszej siedzibie zainstalowaliśmy niezbędne zabezpieczenia fizyczne, aby uniemożliwić dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Nasi pracownicy posiadają wymagane upoważnienia oraz mogą przetwarzać dane w sposób ograniczony, tzn. tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych.

11. Wyłączenie odpowiedzialności i prawa autorskie

Na naszej stronie www.dpspelplin.pl znajdują się także linki odsyłające do innych stron, filmów oraz informacji, które uznaliśmy za wartościowe lub ciekawe. Nie ponosimy jednak odpowiedzialności za treści zawarte na tych stronach, ich ewentualne zmiany oraz nie odpowiadamy za politykę ochrony prywatności stosowaną przez ich obecnych lub przyszłych właścicieli.

Wszystkie treści umieszczone na naszej stronie www.dpspelplin.pl stanowią przedmiot praw autorskich określonych osób i/lub Administratora (np. zdjęcia, teksty, video, bezpłatne materiały, itp.). Administrator nie wyraża zgody na kopiowanie tychże treści w całości lub części bez jego wyraźnej, uprzedniej zgody.